Renato Melo, gerente executivo do CFQ, abriu a série de palestras e destacou a importância da Portaria nº 97, de 26 de maio de 2023, que oficializou o SEI, como o sistema de gestão de documentos e processos eletrônicos do CFQ. “A partir do dia 1º de junho, não permitimos mais a produção de novos documentos e processos em formato físico. O SEI se tornou a nossa central de operações, limitando custos e simplificando o acesso à informação. Além disso, também tivemos uma redução inicial de 43% no uso de papel, e estimamos uma redução final muito superior”, disse.

Melo também enfatizou que a digitalização se concentrou nos processos em andamento, otimizando significativamente a estrutura organizacional. “Nos últimos três meses, gerenciamos 1886 processos no SEI, e todos os processos em andamento foram transferidos para a plataforma. O que nos falta agora é a integração com os CRQs. Atualmente, utilizamos sete tipos diferentes de processos e o SEI agiliza a gestão de todos eles, com 79 documentos parametrizados”, reforçou.

Segurança e disponibilidade
Henrique Selvero, gerente de Tecnologia da Informação do CFQ, discutiu a expansão da estrutura de armazenamento do SEI e os benefícios dessa mudança. “Estamos concluindo a migração para a nuvem até novembro deste ano, o que nos oferecerá alta disponibilidade e uma gestão documental unificada e segura”, afirmou.

Ele também destacou a importância de garantir que o SEI seja acessível de qualquer lugar e dispositivo, enfatizando as vantagens dessa transição, incluindo a redução de custos, a otimização dos processos e maior disponibilidade de serviços. “Essa mudança é fundamental para garantir a eficiência do Sistema CFQ/CRQs”, concluiu.

Caso de sucesso
Vinicius Bonfim, coordenador de Tecnologia do Conselho Federal de Nutricionistas (CFN), compartilhou os detalhes do sucesso na implantação do SEI no Sistema CFN/CRN, lembrando como o SEI revolucionou a maneira como o Conselho trabalha com documentos. “Começamos em 2017 e desde então registramos mais de 2 milhões de protocolos e movimentamos uma média de 1.000 processos por dia”, reiterou.

Bonfim abordou ainda os problemas que foram superados, incluindo o excesso de quantidade de arquivos físicos e o desperdício de papel. “O SEI não mudou apenas a forma como trabalhamos, mas também a maneira como armazenamos e gerenciamos nossos documentos. Inclusive, a informatização permanente do Sistema CFN/CRN nos trouxe eficiência em tempo real e acesso a partir de qualquer lugar, o que se tornou ainda mais vital durante a pandemia”, ponderou.

Programa do Aprendizado
O Programa do Aprendizado é um evento promovido pelo Sistema CFQ/CRQs voltado ao seu público interno, neste ano realizado nos dias 9 e 10 de outubro. Durante esse período, são realizadas palestras, treinamentos e workshops destinados a aprimorar a qualificação e produtividade de seus profissionais.

Fonte: https://cfq.org.br/noticia/sei-a-transformacao-digital-no-sistema-cfq-crqs/